Perfil 2011 - O profissional de Secretariado como gestor de Resultados
Um dos desafios recentes é mensurar e dar visibilidade aos resultados gerados.
Quem atua na gestão e/ou prestação de serviços, como o profissional de Secretariado, gerando resultados indiretos têm mais dificuldade de mensurá-los, bem comodar forma e cor para os assessorados e demais áreas da empresa.
Podemos, com propriedade, dizer que o Profissional de Secretariado está virando uma nova página e conseguindo exemplificar, de forma concreta, como gera resultados com a sua atuação.
Um exemplo feliz para fazer a perfeita analogia é uma corrida de Fórmula 1. Os protagonistas do “produto fim” são representados pelo carro e pelo piloto. E os atores dos resultados indiretos estão na equipe do Pit Stop.
Por melhor que seja o carro e o piloto, se a equipe do pit stop falhar, todo o resultado da corrida será comprometido.
O cenário da Fórmula 1 está presente diariamente nas empresas. Os gestores tomam decisões, fecham negócios, desenham o planejamento, entre tantas outras ações, mas dependem do suporte qualitativo e profissional dos secretáriospara subir no pódio.
Nessa atuação decisiva para resultados, destacamos doisindicadores :
Atendimento ao Cliente
Gestão do Tempo e da energia dos líderes e gestores
A frase“Fazemos negócio com quem nos atende bem”, dita pelo saudoso Comandante Rolim confirma a participação do profissional de Secretariado nesse importante resultado.
Ser bem atendido épré-requisito para o “fechamento do negócio” . A qualidade do atendimento não envolve apenas atender, identificar a empresa, saber os dados do interlocutor. Implica em todo o processo que faz o cliente sentir-se bem-vindo e ter a certeza de que será encaminhado para a pessoa certa, no tempo desejado, bem como terá um acompanhamento começo, meio e fim, além de uma solução, resposta ou informação à sua necessidade. Esse trabalho é feito pelo profissional de Secretariado.
Visualize agora a mensuração: quantos atendimentos com esse grau de exigência são feitos, diariamente, por semana, mês, ano em todas as empresas!
O segundo indicador tem como matéria-prima “a atenção”, que é a verdadeira moeda dos negócios e dos indivíduos, segundo o livro Economia da Atenção,de Thomas Davenport e John C. Bech
Quem conseguir gerenciar a atenção vai, com certeza, aumentar a vantagem competitiva como pessoa, profissional e contribuir para otimizar a produtividade da empresa em que atua.
Pense na realidade de um executivo. Ele é bombardeado por um volume cada vez maiorde informação, seja pela internet, pelo telefone, por meios físicos, entre outros. Some-se a isso a grande demanda de pessoas que o procuram: clientes externos einternos, sua equipe, seus pares, seus superiores. Sem falar no número de reuniões, viagens, eventos, etc.
Para gerar resultados, o Executivo precisa colocar a sua atenção no que érealmente relevante para o negócio.
É necessário que faça parte do seu timealguém, como o Profissional de Secretariado, gerenciando todo esse volume de informações, contatos e processos, encaminhando-lhe exclusivamente o que é significativo e importante, redirecionando os demais interna e adequadamente.
Imagine o que significa em resultados “poupar a energia” dos homens mais caros da organização e“economizar horas” do cotidiano, para que eles possam priorizar o mais importante para o negócio.
Nesse artigo comemorativo, apresentamos apenas dois.indicadores de resultados, como exemplo dessa evolução profissional.
Estamos com isso inaugurandoos primeiros dizeres dessa nova página secretarial, que
brevemente será enriquecida com os demais indicadores existentes.
Parabéns profissional de Secretariado pelo seudia. Celebre a conquista desse novo patamar,orgulhe-se da sua profissão e pela forma qualitativa de gerar resultados.
Bete D’Elia
Palestrante, instrutora de cursos, coach
